Une commune forme ses collaborateurs à l’IA en quatre temps : auditer les usages déjà en cours, former les équipes en une demi-journée sur des cas tirés de leur quotidien, rédiger une charte d’utilisation propre à l’administration, puis désigner un ou deux référents internes. La règle qui protège les données des citoyens tient en une phrase : aucune donnée personnelle d’administré n’entre dans un outil grand public, seulement dans une solution hébergée en Suisse ou couverte par un contrat de sous-traitance (DPA) conforme à la nLPD. C’est cet ordre, le cadre d’abord et les outils ensuite, qui rend la formation utile au lieu de la rendre risquée.
ChatGPT, Copilot, Gemini : les outils d’intelligence artificielle générative se sont installés dans toutes les organisations, administrations communales comprises. Vos collaborateurs les utilisent déjà, parfois sans que vous le sachiez. Certains y saisissent des données de citoyens, des documents officiels, des informations confidentielles.
Comment tirer parti de l’IA pour gagner du temps et améliorer la qualité du service public, tout en respectant la nouvelle Loi sur la protection des données (nLPD) et en préservant la confiance des administrés ? C’est aujourd’hui la question centrale des secrétaires communaux, des chefs d’administration et des exécutifs de Suisse romande.
Ce guide pratique vous explique comment structurer une formation IA adaptée à la réalité d’une commune, sans mettre en danger les données de vos citoyens.
Pourquoi les communes ne peuvent plus ignorer l’IA
L’IA générative n’est plus une technologie du futur. Elle est déjà entre les mains de vos collaborateurs, que vous leur en ayez donné l’autorisation ou non. Une part importante des employés de bureau utilisent des outils d’IA dans leur travail quotidien, le plus souvent sans cadre défini par leur employeur.
Pour une commune, le risque est concret : un collaborateur qui copie-colle dans ChatGPT un courrier contenant des données personnelles expose l’administration à une violation de la nLPD, avec des conséquences juridiques à la clé et une atteinte à la confiance des administrés.
L’interdiction pure et simple n’est pas pour autant la bonne réponse. Les communes qui sauront encadrer et exploiter l’IA en tireront un avantage tangible : moins de temps passé à rédiger des courriers, des procès-verbaux produits plus vite, des réponses aux citoyens accélérées.
Le risque numéro un : les données personnelles dans les outils grand public
Avant de parler de formation, il faut nommer le risque principal. Les outils d’IA grand public (ChatGPT, Gemini, Copilot dans sa version gratuite) envoient les données saisies vers des serveurs situés à l’étranger, principalement aux États-Unis. Ces données peuvent servir à entraîner les modèles.
Pour une commune, cela pose quatre problèmes très concrets :
- des données personnelles de citoyens (nom, adresse, situation fiscale, état civil) soumises à la nLPD et potentiellement transmises hors de Suisse ;
- des documents officiels ou des délibérations dont la confidentialité doit être garantie ;
- des informations sensibles sur des dossiers en cours : permis de construire, aide sociale, litiges ;
- un risque de violation du secret de fonction pour les collaborateurs concernés.
Ce n’est pas un risque théorique : plusieurs administrations européennes ont déjà fait l’objet de sanctions pour un usage non contrôlé d’outils d’IA par leurs agents.
Ce que dit la nLPD sur l’utilisation de l’IA dans les communes
La nouvelle Loi fédérale sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, impose des obligations claires aux communes, responsables du traitement des données personnelles de leurs citoyens.
Quatre principes structurent la réflexion :
- Finalité limitée : des données collectées pour un service donné ne peuvent pas être utilisées à d’autres fins, y compris être injectées dans un outil d’IA sans consentement.
- Minimisation : seules les données strictement nécessaires doivent être traitées.
- Localisation : tout transfert hors de Suisse suppose des garanties contractuelles.
- Transparence : les citoyens doivent être informés de la manière dont leurs données sont traitées.
Concrètement, utiliser ChatGPT pour résumer le dossier d’un citoyen sans cadre contractuel avec OpenAI constitue une violation de la nLPD. La commune peut engager sa responsabilité et, dans les cas graves, le Préposé fédéral à la protection des données peut ouvrir une procédure.
La bonne nouvelle, c’est que des solutions conformes existent. Encore faut-il que vos équipes sachent les reconnaître et les utiliser : c’est précisément l’objet de la formation.
Les quatre niveaux d’une formation IA efficace pour une commune
Une formation destinée aux collaborateurs communaux ne peut pas se limiter à « comment utiliser ChatGPT ». Elle doit couvrir quatre dimensions.
Niveau 1 : Comprendre ce qu’est l’IA générative, et ce qu’elle n’est pas
Beaucoup de collaborateurs ont des idées fausses sur l’IA : ils pensent que le système comprend vraiment ce qu’il écrit, qu’il est toujours exact, ou au contraire qu’il est totalement imprévisible. La formation commence donc par démystifier : comment fonctionne un modèle de langage, pourquoi il peut inventer des informations fausses, et dans quels cas il apporte une réelle valeur.
Niveau 2 : Distinguer les usages sûrs des usages à risque
C’est le cœur du sujet pour une administration. Les collaborateurs doivent savoir séparer deux familles de situations.
Les usages sûrs : rédaction de textes génériques, aide à la formulation, résumé de documents sans données personnelles, recherche d’information.
Les usages à risque : tout ce qui implique des données personnelles de citoyens, des informations confidentielles ou des documents officiels non anonymisés.
Niveau 3 : Utiliser les outils conformes au cadre légal
Tous les outils d’IA ne se valent pas en matière de conformité. Les communes doivent être orientées vers des solutions hébergées en Suisse ou offrant des garanties contractuelles suffisantes, via un contrat de sous-traitance (DPA) conforme à la nLPD. Microsoft Copilot dans sa version entreprise, ou des outils hébergés en Suisse, offrent un niveau de protection adéquat.
Niveau 4 : Installer des réflexes professionnels durables
Une formation ne doit pas rester un événement ponctuel. Elle doit ancrer des habitudes : vérifier systématiquement les informations générées, ne jamais publier un texte produit par l’IA sans relecture humaine, et signaler les situations ambiguës à sa hiérarchie.
Comment structurer un programme de formation dans votre commune
Voici le cadre que nous appliquons avec les communes que nous accompagnons en Suisse romande.
Étape 1 : Auditer les usages existants
Avant de former, il faut savoir ce qui se passe réellement. Un questionnaire rapide auprès des collaborateurs permet d’identifier quels outils sont déjà utilisés, pour quelles tâches et avec quelles données. Cet audit permet ensuite de calibrer la formation sur les risques réels de votre administration.
Étape 2 : Former en une demi-journée pratique
Une demi-journée adaptée au contexte communal suffit à couvrir les bases : comprendre l’IA, identifier les risques et pratiquer sur des cas concrets tirés du quotidien, rédaction de courriers, réponses aux citoyens, préparation de séances.
Étape 3 : Rédiger une charte d’utilisation de l’IA
La formation débouche sur un livrable concret : une charte propre à votre commune, qui définit quels outils sont autorisés, dans quelles conditions et avec quelles données. Ce document protège l’administration et donne un cadre clair aux collaborateurs.
Étape 4 : Former des référents IA
Idéalement, chaque commune dispose d’un ou deux collaborateurs formés plus en profondeur, capables de répondre aux questions de leurs collègues et d’évaluer de nouveaux outils. Ces référents sont les relais qui font vivre les bonnes pratiques dans la durée.
Trois exemples concrets d’usage de l’IA en commune
Rédiger un communiqué de presse : usage approprié
Un collaborateur utilise ChatGPT pour produire un brouillon de communiqué annonçant des travaux de voirie. Aucune donnée personnelle n’est en jeu. L’IA fournit un texte de base que le collaborateur retravaille et valide. Gain de temps réel, risque nul sur les données.
Résumer un dossier d’aide sociale : à proscrire
Un collaborateur copie le dossier complet d’un citoyen dans ChatGPT pour en obtenir un résumé. Ce dossier contient nom, adresse, situation familiale et revenus : c’est une violation de la nLPD. Deux issues acceptables : utiliser un outil hébergé en Suisse avec un DPA signé, ou anonymiser le dossier avant de le soumettre.
Automatiser les procès-verbaux de séance : usage conforme
La commune utilise Notezilla pour transcrire automatiquement les séances du Conseil communal. L’outil génère un procès-verbal structuré en quelques minutes, les données sont hébergées en Suisse et le service respecte la nLPD. Résultat : les collaborateurs gagnent plusieurs heures par séance et la qualité des PV s’améliore.
L’IA en commune : possible, et même souhaitable
L’intelligence artificielle peut transformer positivement le quotidien des équipes communales : moins de tâches répétitives, des documents produits plus vite, un service aux citoyens amélioré. Mais cette transformation se pilote, elle ne se subit pas.
Former vos collaborateurs, c’est protéger l’administration au regard de la nLPD, valoriser vos équipes en leur donnant de nouvelles compétences, et préparer votre commune aux évolutions à venir. Chez Innovatim, nous accompagnons les administrations de Suisse romande avec des formations concrètes et des outils conformes à la législation suisse : nous avons formé plus de 2 500 professionnels et accompagné plus de 250 organisations.
Pour vous faire une idée de ce que donne une telle démarche, découvrez comment la Police du Jura bernois s’est formée à l’intelligence artificielle lors d’une conférence dédiée.