Oui, une commune romande peut automatiser ses procès-verbaux sans sortir du cadre légal : la séance est enregistrée avec un micro de table ordinaire, le fichier audio est déposé sur Notezilla, et le procès-verbal structuré par point de l’ordre du jour revient en quelques minutes. Les enregistrements, les transcriptions et les documents générés restent hébergés en Suisse, sous contrat de traitement des données conforme à la nLPD. Le document sort prêt à être relu, pas prêt à être signé, et il garde le même statut qu’un PV rédigé à la main : il doit être validé et signé par les personnes habilitées.
Chaque séance du Conseil communal ou de l’Exécutif se termine de la même façon : quelqu’un doit rédiger le procès-verbal. Relire ses notes, reconstituer les échanges, structurer le document, le corriger, l’envoyer. Selon la durée de la séance, cela représente souvent deux à quatre heures de travail supplémentaire, pour le secrétaire communal, pour son adjoint, ou parfois pour un élu qui s’en charge faute de ressources.
Multipliez ce temps par le nombre de séances annuelles, ajoutez les délais de transmission aux conseillers et les allers-retours de validation : vous obtenez une charge administrative réelle, répétitive et difficilement compressible. Jusqu’ici.
Notezilla est une solution suisse de génération de procès-verbaux, utilisée par des communes de Suisse romande. Elle transcrit automatiquement vos séances et génère un procès-verbal structuré, en français, en quelques minutes : le tout hébergé en Suisse et conforme à la nLPD.
Combien de temps coûte vraiment un procès-verbal ?
Avant de parler de solution, mettons des chiffres sur le problème.
Une commune moyenne de Suisse romande tient entre 15 et 30 séances officielles par an : conseil communal, exécutif, commissions, séances extraordinaires. Pour chacune, la rédaction du procès-verbal représente en moyenne 2 à 4 heures de travail.
Cela donne entre 30 et 120 heures par an consacrées uniquement à la rédaction des PV, sans compter la relecture, les corrections et la diffusion.
À cette charge s’ajoutent des délais souvent problématiques. Le PV est rédigé plusieurs jours après la séance, quand les souvenirs sont moins frais : le risque d’oubli ou d’imprécision augmente mécaniquement. Et les délais légaux de transmission aux conseillers comme à la chancellerie cantonale deviennent parfois difficiles à tenir.
Ce que fait Notezilla dans une commune, concrètement
Le fonctionnement repose sur trois étapes simples.
Étape 1 : L’enregistrement de la séance
La séance est enregistrée avec un smartphone, un micro de table ou tout autre appareil d’enregistrement standard. Aucun équipement spécifique n’est nécessaire. Le fichier audio est ensuite chargé sur la plateforme.
Étape 2 : La transcription avec identification des locuteurs
Le moteur de transcription analyse l’audio et produit une transcription complète, avec identification automatique des différents intervenants. Chaque prise de parole est attribuée à un locuteur, que vous pouvez ensuite nommer en quelques clics : Syndic, Secrétaire, Conseiller Dupont, etc.
Étape 3 : La génération du procès-verbal
À partir de la transcription, l’intelligence artificielle rédige un procès-verbal structuré selon les points de l’ordre du jour : résumé des discussions, décisions prises, votes, actions à mener. Le document s’exporte en Word ou en PDF, prêt à être relu et validé.
Le tout en moins de dix minutes après la fin de la séance.
Conformité nLPD : une exigence non négociable pour une commune
Pour une administration publique, la conformité n’est pas un confort : c’est une obligation légale.
La nLPD, la nouvelle Loi fédérale sur la protection des données en vigueur depuis septembre 2023, impose aux communes des exigences strictes sur le traitement des données personnelles. Or une séance de conseil communal peut contenir des données sensibles : noms de citoyens impliqués dans des dossiers, décisions à caractère personnel, informations sur des situations individuelles.
Utiliser un outil d’IA grand public (ChatGPT, Whisper via une API américaine, ou un service sans contrat de traitement des données) exposerait la commune à une violation de la nLPD.
Notezilla a été conçu pour répondre à ces exigences :
- hébergement exclusif en Suisse : les fichiers audio, les transcriptions et les documents générés sont stockés sur des serveurs suisses ;
- aucun entraînement sur vos données : vos séances ne servent jamais à améliorer des modèles d’IA tiers ;
- contrat de traitement des données (DPA) conforme à la nLPD, signé avec chaque commune ;
- accès restreint : seuls les utilisateurs autorisés par la commune peuvent consulter les documents.
Ces garanties permettent d’utiliser l’outil sereinement, y compris pour des séances qui comportent des délibérations confidentielles.
Ce que contient le PV généré, et ce qu’il ne contient pas
Une question revient souvent : le PV automatique remplace-t-il vraiment le travail humain, ou produit-il seulement une transcription brute ?
Notezilla génère un véritable procès-verbal structuré, pas une retranscription mot à mot. Il comprend :
- un en-tête : date, heure, lieu, participants présents et excusés ;
- un corps structuré par point de l’ordre du jour : résumé des discussions, positions exprimées, décisions prises ;
- les votes et leurs résultats, identifiés automatiquement lorsqu’ils sont mentionnés à l’oral ;
- les actions à mener : tâches, responsables et délais évoqués pendant la séance ;
- une synthèse finale reprenant les décisions clés.
En revanche, le document ne prétend pas être finalisé sans relecture humaine. Notezilla est un outil d’assistance, pas de remplacement : le secrétaire communal relit, ajuste, valide. Mais au lieu de partir d’une feuille blanche, il part d’un document déjà structuré à 80-90 %. En termes de temps, cela change tout.
Les résultats observés dans les communes utilisatrices
Les communes de Suisse romande qui utilisent la solution constatent trois bénéfices principaux.
Un gain de temps important sur la rédaction
Le travail du secrétaire cesse d’être une rédaction pour devenir une relecture et une validation.
Une meilleure fidélité aux échanges
Un PV rédigé à partir d’une transcription automatique colle davantage aux propos tenus qu’un texte reconstitué de mémoire plusieurs jours après la séance. Les formulations exactes des décisions, les nuances des échanges : tout est capturé.
Des délais de transmission tenus sans effort
Le procès-verbal étant disponible le soir même ou le lendemain, les délais légaux de transmission aux conseillers et aux autorités cantonales se respectent sans organisation particulière.
Comment se passe la mise en place dans une commune ?
L’adoption est pensée pour rester simple : pas de projet informatique, pas de formation longue.
Semaine 1 : Démonstration et paramétrage
Nous organisons une démonstration avec le secrétaire communal et, si vous le souhaitez, le Syndic ou un membre de l’Exécutif. Le compte est ensuite configuré avec le nom de la commune, les membres du Conseil et le modèle de PV souhaité.
Première séance : Enregistrement test
La commune enregistre sa prochaine séance et soumet le fichier. Nous accompagnons la prise en main et ajustons les paramètres si nécessaire.
Dès la deuxième séance : Autonomie complète
L’outil est suffisamment simple pour être utilisé en totale autonomie. Aucune compétence technique n’est requise. Le contrat inclut un support réactif et les mises à jour régulières de la plateforme.
Notezilla face aux solutions génériques
Il existe des outils de transcription généralistes sur le marché : Otter.ai, Fireflies, Whisper. Pourquoi choisir une solution dédiée ?
L’hébergement et la conformité
Les outils généralistes sont hébergés aux États-Unis. Notezilla est hébergé en Suisse, avec un contrat de traitement des données conforme à la nLPD. Pour une administration publique, ce n’est pas un détail.
L’adaptation au contexte communal suisse
Le modèle de PV est conçu pour les séances de communes suisses : structure par points de l’ordre du jour, identification des votants, formulation juridique des décisions. Les outils génériques produisent des comptes rendus de réunion d’entreprise, pas des procès-verbaux conformes aux usages des communes romandes.
Un support en français, par une équipe locale
Notezilla est développé et maintenu par Innovatim, une agence basée en Suisse romande. Le support est en français, réactif, et connaît les réalités du terrain communal.
En résumé : ce que Notezilla change pour votre commune
Notezilla ne supprime pas le travail du secrétaire communal. Il transforme une tâche longue, répétitive et souvent source de stress en une étape rapide de relecture et de validation. Moins de temps sur l’administratif, plus de temps sur l’essentiel du service public, dans un cadre légal clair, avec des données hébergées en Suisse.
Pour voir ce que cela donne sur une séance réelle, l’étude de cas de la commune d’Avenches détaille la retranscription de ses séances exécutives. Vous pouvez aussi explorer Notezilla, notre solution de génération automatique de procès-verbaux, et la page ce que nous faisons pour les communes et les collectivités : le même outil vu depuis les collectivités, avec les modèles de documents attendus dans un PV communal.